崗位職責：
一、綜合管理
1.全面負責分公司的辦公室行政工作；
2.組織制定分公司行政后勤工作的有關規(guī)章制度及流程細則，監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況；協(xié)助上級制定、修訂行政部門崗位職責，指導下屬完成相關工作任務；
3.協(xié)助部門主管編制分公司整體行政費用、行政部部門費用預算工作，合理控制費用使用情況，定期與財務部門通過滾動預算方式進行監(jiān)控與調整；
4.負責制定行政后勤保障工作的有關規(guī)章制度及流程細則的工作；
5.負責分公司?總經(jīng)理室與部門之間的工作協(xié)調和信息回饋；
6.負責分公司總經(jīng)理室日常接待工作；
7.負責審核、指導行政專員做好總經(jīng)理室各項報銷工作；
8.負責分公司行政類對外申報工作；
9.制訂部門年度、月度工作目標、工作計劃，監(jiān)督工作計劃的落實，撰寫部門工作月報，匯總部門工作總結；
10.做好分公司對總公司、客戶及外部政府部門的各項溝通事宜。
二、辦公自動化
1.優(yōu)化電子化公文管理系統(tǒng)，提高分公司對OA系統(tǒng)的使用質量；
2.監(jiān)控OA公文各審批環(huán)節(jié)運轉情況，保證公文流轉的高效處理；
3.對領導批示的工作及公文辦理工作進行催辦督辦；
4.協(xié)調OA事故應急處理情況。
三、檔案管理
1.監(jiān)督行政文件檔案、合同檔案的管理工作，監(jiān)控檔案管理流程、確保檔案完整、系統(tǒng)和安全；
2.工商備案文件管理，負責公司印、信、證件的日常使用審核；
3.加強對分公司電子文件積累、鑒定、歸檔等工作，保證有保存價值的電子文件真實、完整、有效。
四、場地安全管理
1.負責辦公場地日常運維的監(jiān)管工作，監(jiān)督物業(yè)工作服務質量，制定物業(yè)重大、緊急事件的應急處理方案；
2.掌握場地使用情況，協(xié)調、計劃及落實場地所需各項費用支付；
3.負責分公司租賃車輛的管理工作，制定有關管理制度，監(jiān)管車輛的各項費用支出，確保車輛安全出行；
4.負責分公司辦公場地的安防管理工作，做好場地的三防一保工作以及對總公司有關安防制度進行落實。
五、采購及物品管理
1.就各部門提出的業(yè)務需求，從專業(yè)角度提出最好解決方案；
2.負責分公司辦公設備、物品等的采購工作，嚴格遵守公司《集中采購及招標管理辦法》；
3.負責行政采購工作合同的洽談及簽署工作；
4.指導行政專員對分公司設備、物品、庫房的管理工作，不斷完善有關管理辦法；
5.負責分公司供應商管理及服務質量監(jiān)管工作，定期對行政物品供應商進行重檢及服務質量調查；
6.負責按照業(yè)務部門需求，對庫房申請件使用情況進行監(jiān)管、并負責庫房采購組織工作及合同簽署工作。
六、企業(yè)文化建設
1.負責制訂分公司年度員工企文、工會活動計劃及預算；
2.策劃及組織分公司各項企業(yè)文化建設、企業(yè)文化宣傳工作、員工文化活動工作；
3.按照工作計劃落實各項文體活動，組織分公司全員有序開展各類參與性強的文體活動，包括：乒乓球比賽、臺球比賽、全員性趣味活動等；公司各活動團體（如：羽毛球、籃球隊、足球隊）的費用申請、組織、報銷及宣傳工作；
4.對新入職員工進行企業(yè)文化培訓；
5.配合分公司相關福利的發(fā)放實施；
6.配合總公司網(wǎng)站更新歸納、整理、提供相關內(nèi)容，負責分公司發(fā)展史資料的整理和收集；
7.負責分公司文明標兵的評選及簽批工作。
七、風險防范
1.遵守所在地的法例、各監(jiān)管機構的法規(guī)或守則、總公司的方針政策、相關的風險管理政策與程序、以及相關的規(guī)章制度，評估及防范工作中潛在或存在的各類風險，并及時向上級及管理層匯報，并視情況不同制定相應的整改措施并跟進。
任職要求：
1.?大學本科或以上學歷，管理類相關專業(yè)優(yōu)先；
2.?6年以上行政工作經(jīng)驗，其中3年以上行政管理工作經(jīng)驗；
3.?優(yōu)秀的外聯(lián)、溝通與公關能力，具備良好心理素質，能在壓力下工作，并具備解決突發(fā)事件的應變能力；
4.?較強的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細致、周到、全面；
5.?具有很強的人際溝通、協(xié)調、組織能力以及高度的團隊精神，責任心強，具備較熟練的中、英文文字輸入能力；
6.?熟悉香港管理文化和市場情況者優(yōu)先考慮。
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