《重慶市檔案收集管理辦法》政策解讀

發(fā)布于：06-07

　　《重慶市檔案收集管理辦法》政策解讀

　　為了規(guī)范檔案收集管理，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，近日市政府頒布了《重慶市檔案收集管理辦法》（渝府辦發(fā)〔2016〕76號(hào)，以下簡稱《辦法》）。為便于社會(huì)公眾廣泛知曉《辦法》內(nèi)容，正確理解執(zhí)行，現(xiàn)對(duì)《辦法》內(nèi)容作出如下解讀：

　　一、《辦法》修訂的背景、目的及意義

　　2007年1月23日，市政府辦公廳印發(fā)了《重慶市檔案收集管理辦法》，2011年12月27日市政府《關(guān)于廢止第四批規(guī)范性文件的決定》（渝府發(fā)〔2011〕108號(hào)）明確繼續(xù)施行，有效期自2012年1月1日重新起算。2015年，為推動(dòng)我市轄區(qū)內(nèi)各級(jí)國家綜合檔案館檔案資源建設(shè)工作適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)的發(fā)展需要，繼續(xù)發(fā)揮《辦法》對(duì)全市檔案資源建設(shè)工作的有力指導(dǎo)作用，市檔案局在充分調(diào)研、廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，對(duì)原《辦法》部分內(nèi)容進(jìn)行了修訂。

　?。ㄒ唬?duì)原《辦法》進(jìn)行修訂，是貫徹中辦發(fā)15號(hào)文件和渝委辦發(fā)31號(hào)文件對(duì)檔案資源建設(shè)工作提出新目標(biāo)的需要

　　中辦發(fā)15號(hào)文件和渝委辦發(fā)31號(hào)文件要求進(jìn)一步健全、強(qiáng)化國家檔案資源建設(shè)，作好應(yīng)收盡收工作，豐富檔案資源，原《辦法》中的部分條款內(nèi)容已不適應(yīng)新形勢(shì)下檔案資源建設(shè)工作的發(fā)展需要，應(yīng)進(jìn)行修訂和完善。

　　（二）對(duì)原《辦法》進(jìn)行修訂，是落實(shí)國家檔案局令第9號(hào)對(duì)檔案收集工作提出新要求的需要

　　2011年11月21日，國家檔案局頒布了《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國家檔案局令第9號(hào)），將國有企業(yè)、民主黨派等機(jī)構(gòu)的檔案納入到各級(jí)國家綜合檔案館法定接收的范圍，同時(shí)，對(duì)機(jī)關(guān)撤銷、合并，國有企業(yè)破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制，事業(yè)單位撤銷等情況下的檔案接收工作也作了相應(yīng)的規(guī)定。作為原《辦法》制定依據(jù)的《各級(jí)國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（1986年2月7日國家檔案局發(fā)布）同時(shí)廢止。為此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家檔案局令第9號(hào)中的新要求和新規(guī)定，對(duì)原《辦法》進(jìn)行必要的修訂。

　　二、《辦法》修訂的主要內(nèi)容

　?。ㄒ唬┬抻喠嗽掇k法》中與國家檔案局令第9號(hào)要求不一致的內(nèi)容

　　在原《辦法》中，民主黨派、國有企業(yè)等的檔案屬于各級(jí)國家綜合檔案館協(xié)商接收的范圍，但國家檔案局令第9號(hào)將其納入到法定接收范圍中，這意味著民主黨派和國有企業(yè)的檔案將和其他機(jī)關(guān)單位檔案一樣，到期即向同級(jí)地方國家綜合檔案館移交，不再進(jìn)行協(xié)商或采取選擇有代表性的單位進(jìn)行接收的方式。這一變化體現(xiàn)在修訂后的《辦法》第五條第（六）和（八）項(xiàng)中。

　?。ǘ┰黾恿藝覚n案局令第9號(hào)中提出的原《辦法》中沒有的新內(nèi)容

　　1.修訂后的《辦法》第六條中，明確了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)構(gòu)檔案的接收主體，貫徹了國家檔案局令第9號(hào)第二條“鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)形成的檔案列入縣級(jí)綜合檔案館接收范圍”的相關(guān)規(guī)定。

　　2.修訂后的《辦法》第七條中，明確了各部門檔案館中履行行政管理職能的檔案的接收主體，貫徹了國家檔案局令第9號(hào)第四條“各級(jí)部門檔案館，收集本部門及其直屬單位形成的檔案，但其中履行行政管理職能的檔案，要按有關(guān)規(guī)定定期向綜合檔案館移交”的相關(guān)規(guī)定。

　　3.修訂后的《辦法》第九條、第十一條對(duì)社會(huì)組織、基層群眾自治組織、家庭和個(gè)人等形成的有利用價(jià)值的檔案及知名人士和重要人物的檔案的收集進(jìn)行了規(guī)定，都是對(duì)國家檔案局令第9號(hào)第三條“新中國成立前本行政區(qū)內(nèi)各個(gè)歷史時(shí)期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、著名人物的檔案列入綜合檔案館收集范圍。經(jīng)協(xié)商同意，綜合檔案館可以收集或代存本行政區(qū)內(nèi)社會(huì)組織、集體和民營企事業(yè)單位、基層群眾自治組織、家庭和個(gè)人形成的對(duì)國家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案，也可以通過接受捐贈(zèng)、購買等形式獲取”的執(zhí)行性條款。

　　4.修訂后的《辦法》第十三條對(duì)機(jī)關(guān)撤銷、合并，國有企業(yè)破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制，事業(yè)單位撤銷等情況下的檔案接收和移交進(jìn)行了規(guī)定，是對(duì)國家檔案局令第9號(hào)第六條“國有企業(yè)發(fā)生破產(chǎn)轉(zhuǎn)制，事業(yè)單位發(fā)生撤銷等情況，其檔案可按照有關(guān)規(guī)定由本級(jí)綜合檔案館接收”的執(zhí)行性條款。

　　5.修訂后的《辦法》第十六條對(duì)電子檔案的移交提出了要求，是對(duì)國家檔案局令第9號(hào)第八條“檔案館要適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，收集電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。有條件的檔案館應(yīng)根據(jù)國家災(zāi)害備份的要求，建立電子文件備份中心，開展電子文件備份工作”的執(zhí)行性條款。

　?。ㄈ┙Y(jié)合我市近幾年檔案工作的新變化和新要求，針對(duì)檔案的移交范圍、時(shí)間、文件材料等方面進(jìn)行了修訂。

　　1.修訂后的《辦法》第八條中，增加了對(duì)地方和上級(jí)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位“需由地方國家綜合檔案館保存的檔案，列入同級(jí)地方國家綜合檔案館接收范圍”的規(guī)定，充分發(fā)揮檔案的功能和作用。

　　2.修訂后的《辦法》第十四條，按照《重慶市檔案局關(guān)于修改〈重慶市重大活動(dòng)檔案管理暫行辦法〉的決定》（渝檔發(fā)〔2014〕21號(hào)）的規(guī)定要求，將重大活動(dòng)的檔案移交時(shí)間由原《辦法》中規(guī)定的60日調(diào)整為75日。

　　3.修訂后的《辦法》第十八條，按照《重慶市人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)重慶市檔案館收集檔案范圍細(xì)則的通知》（渝府辦〔2014〕40號(hào)）和保密工作的相關(guān)要求，在立檔單位隨檔案移交的資料中，新增了“文件級(jí)解密審核表”。

　　三、《辦法》執(zhí)行中應(yīng)注意把握的問題

　?。ㄒ唬╆P(guān)于檔案移交時(shí)間的問題

　　《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十三條第二款規(guī)定：“屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)縣級(jí)國家檔案館移交”。修訂后的《辦法》第十五條規(guī)定：“屬于市級(jí)國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位可以自檔案形成之日起滿10年即向市檔案館移交；屬于區(qū)縣（自治縣）國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位可以自檔案形成之日起滿5年即向同級(jí)區(qū)縣（自治縣）國家綜合檔案館移交”。調(diào)整主要原因如下：

　　一是隨著檔案館社會(huì)服務(wù)功能的不斷強(qiáng)化，檔案作為原始憑據(jù)，在維護(hù)廣大利用者合法權(quán)益、幫助他們解決各類實(shí)際問題方面發(fā)揮了越來越重要的作用。越來越多的利用者也認(rèn)識(shí)到檔案的重要，對(duì)檔案利用的時(shí)效性，利用的需求量等各方面的要求也越來越高，為適應(yīng)新時(shí)期利用者的需求，將接收時(shí)間進(jìn)行了提前。

　　二是我市大部分市級(jí)機(jī)關(guān)、部門、企業(yè)、事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)檔案室受庫房面積不足，條件有限等因素影響，不具備自行保存20年檔案的條件。該情況在區(qū)縣（自治縣）的部分單位中也普遍存在。

　　三是目前各單位在移交紙質(zhì)載體檔案時(shí)應(yīng)同時(shí)移交與之相對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)字化副本，移交單位的紙質(zhì)檔案移交時(shí)間雖然提前，但留存有檔案數(shù)字化副本以備查考，不會(huì)影響其自身的查閱和利用。

　　《辦法》第十五條對(duì)立檔單位在法定時(shí)間之前移交檔案的表述，由原《辦法》中的“應(yīng)當(dāng)”修訂為“可以”，允許但不強(qiáng)制各立檔單位在法定時(shí)間之前移交檔案，既認(rèn)真考量了我市檔案資源建設(shè)工作中存在的各種實(shí)際情況和困難，又體現(xiàn)了依法治檔、依法行政、程序合法的重要理念。《辦法》第十五條第三款中進(jìn)一步規(guī)定:“立檔單位向同級(jí)國家綜合檔案館移交檔案的時(shí)間上限不能超過《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十三條第二款規(guī)定的時(shí)限范圍”，維護(hù)了上位法的權(quán)威性?！掇k法》第十九條第二款還明確規(guī)定：“未按照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十三條第二款規(guī)定時(shí)限移交檔案的，依照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)主要責(zé)任人和直接責(zé)任人給予行政處分”，以上位法規(guī)定的時(shí)限(市級(jí)20年，區(qū)縣級(jí)10年)為標(biāo)準(zhǔn)開展行政執(zhí)法，確保行政執(zhí)法工作合法有據(jù)。

　　（二）關(guān)于電子檔案的移交問題

　　1.電子檔案移交時(shí)間

　　《國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）中第六條規(guī)定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國家綜合檔案館移交?！薄吨貞c市人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)重慶市檔案館收集檔案范圍細(xì)則的通知》（渝府辦〔2014〕40號(hào)）根據(jù)此規(guī)定，在第十五條中明確：“屬于市檔案館接收單位內(nèi)的電子檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向市檔案館移交?！?

　　修訂《辦法》的過程中，我們沿用了電子檔案5年移交的標(biāo)準(zhǔn)，但在征求相關(guān)單位意見的過程中，部分市級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)此提出了不同的意見，認(rèn)為市級(jí)機(jī)關(guān)、區(qū)縣（自治縣）國家綜合檔案館接收紙質(zhì)檔案的時(shí)間要求不同，區(qū)縣（自治縣）國家綜合檔案館5年接收一次紙質(zhì)檔案，本身就與電子檔案5年移交的要求吻合，但市級(jí)機(jī)關(guān)10年才向市檔案館移交一次紙質(zhì)檔案，考慮工作銜接問題，電子檔案的移交時(shí)間不應(yīng)一刀切，市級(jí)機(jī)關(guān)單位的電子檔案應(yīng)與其紙質(zhì)檔案一并移交。

　　綜合上述意見，修訂后的《辦法》第十六條中，我們作了如下規(guī)定：“立檔單位紙質(zhì)檔案移交進(jìn)館時(shí)，應(yīng)將與之對(duì)應(yīng)的電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案目錄一并向同級(jí)國家綜合檔案館移交”。

　　2.傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案、檔案數(shù)字化副本及電子檔案移交要求

　　對(duì)于無電子檔案的紙質(zhì)檔案在移交時(shí)，按照渝委辦發(fā)31號(hào)文件要求，應(yīng)把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案制作成檔案數(shù)字化副本同步移交；對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有對(duì)應(yīng)電子文件的，電子文件也符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）要求達(dá)到電子檔案標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)將紙質(zhì)檔案與之對(duì)應(yīng)的電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案目錄一并移交，可不制作檔案數(shù)字化副本；對(duì)于僅有電子文件而無紙質(zhì)檔案的，按《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令第6號(hào)）及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）要求，對(duì)需要永久和長期保存的電子文件必須在發(fā)文形成時(shí)制成紙質(zhì)文件，并與原電子文件一并歸檔移交；各立檔單位應(yīng)加強(qiáng)電子文件的安全保管，確保真實(shí)可靠、齊全完整、安全可用。

　　四、相關(guān)政策咨詢途徑

　　可通過重慶市檔案信息網(wǎng)查閱《辦法》內(nèi)容，也可致電市檔案局（館）檔案收集整理處咨詢（咨詢電話：65317995）。（據(jù)重慶市政府網(wǎng)站）