一次人力資源工作分析的構(gòu)思

發(fā)布于：03-05 文章來源：萬聘網(wǎng)

CN公司是一家國有大型建筑企業(yè)，承建了一大批省市及國家重點(diǎn)工程。今年三月，公司中標(biāo)國家在浙江一重點(diǎn)工程，為了保證施工進(jìn)度及質(zhì)量要求，在施工地成立一項(xiàng)目部，隸屬總部，直接負(fù)責(zé)工程的建設(shè)。

項(xiàng)目部運(yùn)行三個(gè)月來，出現(xiàn)職責(zé)不清、工作權(quán)限不明確、部門間工作相互推委等現(xiàn)象。為了改變這一狀況，項(xiàng)目部決定對各個(gè)部門關(guān)鍵崗位進(jìn)行一次工作分析，人力資源部經(jīng)理要我負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的組織策劃等工作，接過任務(wù)的我，經(jīng)過片刻的混頓后，做下來開始清理思路。打開Microsoftword，輸入為什么要做此次工作分析？（確定工作分析目的）；哪些人來完成這項(xiàng)工作？（確定工作分析團(tuán)隊(duì)）；采用什么方法獲取相關(guān)信息……隨著輸入速度的不斷加快，我心里有底了！知道怎么開展此項(xiàng)工作！

問題的解決

中國有句古話：“凡是預(yù)則立，不預(yù)則廢”。做任何事情，如果要想取得成功就必須做好計(jì)劃，否則往往會(huì)失敗。工作分析活動(dòng)同樣如此，為了保證整個(gè)活動(dòng)順利開展，制定出周密的計(jì)劃是前提。一般來說，工作分析流程分為準(zhǔn)備階段、調(diào)查階段、分析階段和完成階段。

（一）準(zhǔn)備階段

1.確定工作分析目的。通過對項(xiàng)目部發(fā)展戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)和組織流程的深入分析，結(jié)合實(shí)際情況，此次工作分析的首要目的就是將企業(yè)的職能分解到各項(xiàng)工作，明確企業(yè)中各項(xiàng)工作的縱向和橫向的關(guān)聯(lián)關(guān)系。即明確工作職責(zé)、工作權(quán)限和工作關(guān)系等方面。

2.確定工作分析團(tuán)隊(duì)。工作分析由于涉及面大、內(nèi)容多且需要專門的技術(shù)，所以在組織開展工作分析活動(dòng)之前要先成立工作分析團(tuán)隊(duì)。此次工作分析團(tuán)隊(duì)由以下人員組成：一是項(xiàng)目組長由公司高層領(lǐng)導(dǎo)常務(wù)副總擔(dān)任，二是項(xiàng)目執(zhí)行組長由人力資源部經(jīng)理擔(dān)任，三是工作分析人員，主要由人力資源管理部門專業(yè)人員和熟悉部門情況的各部門經(jīng)理助理組成。

3.確定團(tuán)隊(duì)成員分工。組長主要負(fù)責(zé)工作分析的各項(xiàng)支持工作。副組長負(fù)責(zé)編寫本工作團(tuán)隊(duì)工作分析的工作計(jì)劃，督導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作。工作分析人員主要是收集各項(xiàng)資料；調(diào)查問卷的下發(fā)與回收；和工作分析對象的聯(lián)絡(luò)和確認(rèn)工作；資料回收后的匯總工作；工作說明書的編寫工作。

4.討論確定需要工作分析的崗位。當(dāng)需要分析的工作有很多但它們彼此又比較相似的時(shí)候，如果我們對他們所做的工作逐一進(jìn)行分析，必然非常耗費(fèi)時(shí)間，同時(shí)成本會(huì)增加。在這種情況下，我們選擇典型（關(guān)鍵）的崗位工作進(jìn)行分析。

5.爭取公司高層和全體員工的理解和支持，培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)成員。工作分析不是由人力資源管理部門單獨(dú)完成，也不是人力資源管理部門的人員僅憑個(gè)人對組織各個(gè)崗位的認(rèn)識(shí)“閉門造車”，編寫出工作說明書。如果這樣，就使得工作說明書是質(zhì)量無法得到保證，也很難在實(shí)踐中進(jìn)行運(yùn)用。因此，工作分析活動(dòng)需要上至組織的高層下到每位員工的理解、支持和參與。針對這一些特點(diǎn)，為了保證此次工作的順利開展，我們做了大量前期準(zhǔn)備工作，在組織高層方面，因?yàn)樗麄儠r(shí)間緊，工作忙，經(jīng)常出差，不便于集中學(xué)習(xí)討論，我們特意制作了PPT，介紹此次工作分析在公司戰(zhàn)略等方面的積極作用；同時(shí)我們召集所有相關(guān)人員召開工作分析說明大會(huì)，就工作分析的目的、作用及各級(jí)主管應(yīng)配合的工作等方面做積極的溝通。

（二）調(diào)查階段

1.確定工作分析方法。工作分析方法可分為定量的方法和定性的方法定性的主要有問卷法、觀察法、面談法、現(xiàn)有資料法和寫實(shí)法等。定量的方法主要有職位分析問卷法、職能工作分析法、弗萊希曼工作分析系統(tǒng)發(fā)等。組織在開展工作分析活動(dòng)時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇。由于此次工作分析周期較短，費(fèi)用較為緊張，同時(shí)不能影響被調(diào)查者的正常工作，所以我們采取以職位分析問卷法和現(xiàn)有資料法為住，輔以面談法、工作日志法和觀察法等。

2.設(shè)計(jì)調(diào)查問卷。要求結(jié)構(gòu)清晰，針對性強(qiáng)，內(nèi)容詳實(shí)等。

（三）分析階段

1.核對所得資料。通過各種方法收集的有關(guān)工作的信息，必須同工作任職者、任職者的主管和人力資源部門的人員的共同進(jìn)行審查、核對和確認(rèn)。經(jīng)過這樣的過程，第一，可以修正初步收集來的信息中的不準(zhǔn)確之處，使工作信息更為準(zhǔn)確和完善。第二，由于工作任職者和任職者的上級(jí)主管是工作分析結(jié)果的主要使用者，請他們來審查和確認(rèn)這些信息，有助于他們對工作分析結(jié)的理解和認(rèn)可，為今后使用奠定基礎(chǔ)。第三，收集工作信息的人員有是實(shí)際上并沒有從事過所分析的工作，因此對工作中的一些實(shí)際問題和標(biāo)準(zhǔn)并不是很了解，而這些方面，恰恰工作任職者和任職者的上級(jí)主管更有發(fā)言權(quán)。第四，讓工作任職者和任職者上級(jí)共同對工作信息提出意見，也有利于發(fā)現(xiàn)他們對工作的一些不一致的看法，使他們有一次溝通的機(jī)會(huì)，以便協(xié)調(diào)一致，為今后更好的開展工作。

2.提煉出所需要的材料和要素。將所得的資料進(jìn)行加工整理分析，分門別類，歸納和總結(jié)出編寫工作說明書需要的材料和要素。在分析過程中，要?jiǎng)?chuàng)造性地揭示出有關(guān)工作和任職者的關(guān)鍵信息。

（四）完成階段

1.擬工作說明書。根據(jù)分析階段歸納和總結(jié)出的編寫工作說明書所需要的材料和要素，擬工作說明書。工作說明書內(nèi)容應(yīng)包括：該職位的基本情況：名稱、職等職級(jí)、所屬部門、編制等；該職位存在的價(jià)值和目的是什么?

對該職位的要求有哪些要素，如規(guī)劃、組織、審核、創(chuàng)新等等？如何定義該任職者的責(zé)任和權(quán)力?該職位需要和外部有什么樣的互動(dòng)關(guān)系?該職位需要使用什么設(shè)備儀器，需要什么證照？該職位的工作環(huán)境和工作地點(diǎn)怎樣？該職位的上下級(jí)匯報(bào)關(guān)系如何、服務(wù)的相互關(guān)系怎樣?這份工作需要什么樣的素質(zhì)、技能和經(jīng)驗(yàn)的人擔(dān)任?

2.討論驗(yàn)證工作說明書。召集整個(gè)調(diào)查中涉及的管理人員和任職人員，討論由工作分析人員編制的工作說明書，將工作說明書初稿復(fù)印分發(fā)給他們，要求對其中每一句話、每一個(gè)詞語進(jìn)行斟酌、論證，發(fā)現(xiàn)問題并修改。

3.修改定稿。通過多次反饋、修改，最后確定詳細(xì)的工作說明書，經(jīng)工作任職者、任職者的主管和人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章認(rèn)可后，進(jìn)行歸檔保存并輸入公司人力資源管理信息系統(tǒng)。

結(jié)束

在現(xiàn)實(shí)中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)這樣一種現(xiàn)象，有些組織盡管進(jìn)行了工作分析活動(dòng)，編寫了工作說明書，但卻束之高閣，使之成為文件柜里的擺設(shè)，更不用說將工作分析的結(jié)果和招聘、培訓(xùn)和考核等人力資源管理工作相結(jié)合加以應(yīng)用。這種“雷聲大、雨點(diǎn)小”、為了工作分析而工作分析的形式主義做法會(huì)直接影響到員工的行為，使員工感覺不到進(jìn)行工作分析之后帶來的相應(yīng)變化和改進(jìn)，也就很難在今后的工作中再度配合人力資源部門的工作。所以我們在實(shí)踐中不僅要注重工作說明書的應(yīng)用，而且要及時(shí)地對工作說明書進(jìn)行修正。任何組織都要隨著客觀外界環(huán)境的變化進(jìn)行相應(yīng)的變革活動(dòng)，組織機(jī)構(gòu)、工作構(gòu)成和人員結(jié)構(gòu)等都可能處于不斷變動(dòng)之中，這種動(dòng)態(tài)環(huán)境要求人力資源部門制定相應(yīng)的審核制度，定期或不定期地對正在使用的崗位說明書進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修正。工作分析今后也會(huì)更具有靈活性、創(chuàng)新性，只有這樣，工作分析才能保持其活力，也才能夠適應(yīng)今后組織彈性化發(fā)展趨勢的要求。