讓電子郵件更容易獲得回復(fù)5步法

發(fā)布于：03-14 文章來源：萬聘網(wǎng)

　　對于發(fā)件人來說，當(dāng)前問題的關(guān)鍵就變成為如何才能撰寫出一封可以獲得及時回復(fù)的電子郵件？一言以蔽之，正確答案就是要讓郵件的具體內(nèi)容盡可能方便收件人進(jìn) 行閱讀、理解以及處理。這就意味著，只有對電子郵件進(jìn)行過精心處理以方便操作，發(fā)件人才能夠達(dá)到及時獲得回復(fù)的目標(biāo)，而不至于落得直接廢件箱中無法產(chǎn)生絲 毫作用的失敗境地。換句話說，從發(fā)件人的角度來看，為收件人提供幫助也就等于為自身提供幫助。

發(fā)件人必須確保電子郵件主題行信息扼要而明確

　發(fā)件人絕對不應(yīng)該直接點擊選擇先前的系列或者交流請求，而在郵件正文中輸入毫不相關(guān)的其它信息來進(jìn)行回復(fù)。當(dāng)然，如果發(fā)件人正好處于一封很長的系列電子郵件之中， 并確實發(fā)現(xiàn)相比開始的時間主題已經(jīng)發(fā)生了極大改變，正確的處理方式就應(yīng)該是將郵件標(biāo)題重新調(diào)整為目前正在進(jìn)行的工作。畢竟，如果郵件主題行存在誤導(dǎo)的話， 是很容易讓收件人喪失找出實際“請求”的耐心。
　
發(fā)件人需要竭盡全力將涉及收件人的數(shù)量降到最低限度

　發(fā)件人絕對不應(yīng)在系列電子郵件中宣揚狼來了之類的假大空事件，結(jié)果導(dǎo)致很多實際上毫無關(guān)聯(lián)的收件人都疲于奔命。實際上，如果發(fā)件人依然堅持不停 頓地將所有信息都發(fā)送給每一個人的話，最終所獲得的惡劣聲譽就必然會導(dǎo)致人們即便看到電子郵件后也拒絕做出任何回復(fù)的尷尬局面出現(xiàn)。

發(fā)件人應(yīng)當(dāng)將結(jié)論放在郵件正文的最前沿位置

　　該條屬于所有規(guī)則中最重要的部分：發(fā)件人應(yīng)當(dāng)確保前言簡潔明了，絕對不要讓收件人陷入到在冗長文字中尋找實際“請求”所在的尷尬局面之中。 這就意味著，重要信息應(yīng)當(dāng)放在郵件正文的最開始部分，相關(guān)解釋部分則可以放在稍微靠后的位置。這樣的話，在打開郵件的一瞬間，收件人就能夠了解發(fā)件人到底 想要些什么；而如果他們依然希望掌握更詳細(xì)信息的話，還可以選擇繼續(xù)閱讀下去。

發(fā)件人不應(yīng)當(dāng)將多項請求掩蓋起來或者混為一談

　除了將主要請求放在郵件正文最前沿位置之外，發(fā)件人還應(yīng)當(dāng)讓希望獲得的東西顯得更加清澈明了，也就是說要利用將各項需求放在自有段落中最好是段落起始處的方 式來予以明確。我就經(jīng)常收到這種情況的電子郵件，盡管發(fā)件人在正文中詢問了三四件事情，但卻利用一個很長的段落將這些請求都隱藏在其中。實際上，這種處理 方式是完全錯誤的，正確的做法應(yīng)該是打破固有條條框框的呆板模式，甚至可以考慮將關(guān)鍵部分著重標(biāo)注出來。而發(fā)件人如果沒有這么做的話，就不應(yīng)該對有人僅僅 對第一個問題或者需求進(jìn)行了回應(yīng)的情況感到驚訝；畢竟，造成這種尷尬局面出現(xiàn)的原因可能就是他們根本就沒有看到其余部分，這就意味還需要再發(fā)送一封電子郵 件以獲得關(guān)于其它部分的回應(yīng)。

發(fā)件人在寫完電子郵件之后還需要進(jìn)行再次校對

　由于我們需要利用書面文字來進(jìn)行溝通，因此如果從這個意義上來看的話，專業(yè)世界里的所有成員都應(yīng)該算作家。換句話說，在點擊發(fā)送之 前，發(fā)件人應(yīng)當(dāng)花點時間來重新閱讀一下剛剛寫好的電子郵件——而這往往就會導(dǎo)致人們驚奇地發(fā)現(xiàn)剛才在腦子里還井井有條屬于情理之中的事情到了屏幕上卻變成 為語無倫次不知所云的內(nèi)容。實際上，簡單校對不僅耗時很少，還能夠讓郵件內(nèi)容變得更加通俗易懂，從而實現(xiàn)更容易獲得回應(yīng)的目標(biāo)。就個人而言，我可以證明這 樣的事實：相比呆在原地繼續(xù)猜測這位發(fā)件人到底是在說些什么，我通常會采取的做法就是選擇直接放棄換到其它更容易理解的電子郵件處理上。