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工作分析是現(xiàn)代人力資源管理的基礎(chǔ)，只有在客觀、準(zhǔn)確的工作分析基礎(chǔ)上才能進一步建立科學(xué)的招聘、培訓(xùn)、考核及薪酬體系。但由于我國企業(yè)工作分析剛剛起 步，在實踐過程中會遇到許多困難。筆者在對一些企業(yè)進行工作分析實踐之基礎(chǔ)上，提出實施工作分析的操作步驟及需要重點注意的問題?！ ?/p>
指對工作進行整體分析，以便確定每一項工作的七W：（1）用誰做（Who）（2）做什么（What）（3）何時做（When）（4）在哪里做（Where）（5）如何做（How）（6）為什么做（Why）（7）為誰做（Whom）。工作分析的結(jié)果或直接成果是形成有關(guān)工作的職務(wù)說明書。職務(wù)說明書又稱工作說明書，是記錄工作分析結(jié)果的文件，它把所分析職務(wù)的職責(zé)、權(quán)限、工作內(nèi)容、工作程序和方法、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、任職資格等信息以文字形式下來，以便管理人員使用。
步驟0：確定工作分析可展開的前提條件
企業(yè)管理工作是一個整體。工作分析可順利展開的前提條件是：
1、 有關(guān)組織結(jié)構(gòu)已確定，并具有相對穩(wěn)定性；
2、 在組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，工作流程及部門責(zé)任已確定；
3、 每個部門應(yīng)有的工作職位也已明確。
國內(nèi)有些企業(yè)在對現(xiàn)行人力資源系統(tǒng)進行變革時，沒有將其與其他組織系統(tǒng)聯(lián)系起來，在上述條件不具備的情況下，單獨對人力資源體系進行立項。這樣做的結(jié)果對工作分析，以及其后的工作評價、建立考核與薪酬體系的效果將會大打折扣。所以在進行工作分析前，首先要進行組織機構(gòu)調(diào)整和部門責(zé)任和部門職位的確定。
步驟1：建立工作小組，并制定工作分析實施計劃
如果企業(yè)內(nèi)部沒有工作分析方面的專家，可從外面聘請有關(guān)專家作為工作小組顧問。所聘專家不但具有工作分析方面的理論功底,更重要的是對我國企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)狀的深入了解和把握，最好是有在國內(nèi)其他企業(yè)從事工作分析的實踐經(jīng)驗。
工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務(wù)。所以最好建立由最高層領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)參與的領(lǐng)導(dǎo)小組，在領(lǐng)導(dǎo)小組下再設(shè)具體操作的工作小組。外請專家參加領(lǐng)導(dǎo)小組，并作為工作小組的顧問。
工作小組主要由公司人力資源部牽頭，由人力資源部部分成員及各主要部門（如管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售）暫借人員組成。部門參加人員要熟悉部門內(nèi)各崗位工作及職責(zé)、具有一定理論能力和寫作能力，并具有全局觀念和較強的責(zé)任感。
工作分析實施計劃的制定，應(yīng)根據(jù)公司需要、任務(wù)量（職位復(fù)雜性與多少）、專家的意見及工作小組實施能力的強弱而定。
步驟2：調(diào)查方法的選擇及工具擬定
目前國內(nèi)企業(yè)采納最多的是將問卷調(diào)查法和訪談法結(jié)合起來使用。這主要是因為這兩種方法實施程序較簡單，并可在短期內(nèi)得到所需信息。所以本文重點就這兩種方法進行介紹。
一、 調(diào)查問卷的選擇和修改
問卷調(diào)查法在西方發(fā)達國家已發(fā)展成為一套完備的系統(tǒng)。成熟的問卷能夠完整地涵蓋各種工作的各個主要方面。對于我們這樣一個在工作分析剛剛起步的國家，采取成熟的國外問卷是一種事半功倍的途徑。但原封不動地照搬并不可取。工作小組首先對備選問卷進行討論，擇出最符合本次任務(wù)的問卷，然后再對問卷進行修改。修改過程中應(yīng)注意以下幾個方面：
1、 明確本次工作分析的主要目標(biāo)，對項目進行相應(yīng)增補和刪除。工作分析具有不同用途。為選拔、培訓(xùn)及考核進行的工作分析重點是清楚地了解各種工作的內(nèi)容、職責(zé)及任職資格（尤其是能力和知識結(jié)構(gòu)及水平）；為工作評價和薪酬體系設(shè)計進行的工作分析則需要對一項工作進行全面分析，以便能夠完整了解該工作的各項特征，如所承擔(dān)各類責(zé)任的大小、難度、復(fù)雜程度、決策水平、能力層次及工作環(huán)境壓力等。我國大多數(shù)企業(yè)過去沒有搞過工作分析，第一次進行這項工作很難達到完美，也不應(yīng)該過分追求完美。第一次進行企業(yè)工作分析最好對上述目標(biāo)有所選擇，并對原問卷項目進行考查，刪除關(guān)系不大的項目，增加問卷中沒有，但與調(diào)查目的密切相關(guān)的項目。
2、 考查和修改問卷用語，以保證其簡單、明確、易懂，并能緊扣公司具體情況。
3、 問卷盡可能精煉、簡短。問卷項目太多會使填寫人產(chǎn)生厭煩心理，從而影響問卷調(diào)查結(jié)果的質(zhì)量。所以在保證項目完整的基礎(chǔ)上應(yīng)盡可能減少項目數(shù)量，一般來說，填寫時間最好在1小時之內(nèi)。
4、 工作小組對每個問題及選擇項目的具體含義進行討論，對有歧義的問題進行統(tǒng)一規(guī)定（如下表）。
二、 訪談題綱的擬定
訪談由于其可以面對面與受訪者交流，所以能夠?qū)μ囟▋?nèi)容進行更詳細(xì)、深入的了解，并可以得到問卷調(diào)查可能漏掉的內(nèi)容。為了有效地使用訪談法，在最短時間內(nèi)得到盡可能多的有用信息，在訪談實施前首先應(yīng)確定結(jié)構(gòu)化的訪談題綱。下面是一份較為規(guī)范的訪談題綱所包含的主要內(nèi)容：
基本資料：職位名稱、主管部門、所屬部門、工作地點、直接主管、監(jiān)督者等
1．本職位設(shè)置的目的是什么？
2．按順序列舉說明本職位的工作責(zé)任及其重要性。
（責(zé)任分為每日，一定時期內(nèi)與偶爾負(fù)擔(dān)等三種類型）
1）．每日必做的以及完成此任務(wù)花費時間的百分比
2）．一定時期必做的工作（月，周，季度）以及完成該任務(wù)的時間百分比
3）．偶爾要做的工作以及完成該任務(wù)的時間百分比
3. 對于本職的工作來說，哪些教育或知識是必須的？這些教育與知識可以從學(xué)校獲得，可以自學(xué)或通過在職培訓(xùn)及工作實踐獲得。如：任職者能夠讀寫并理解基本的口頭或書面的指令；任職者能夠理解并執(zhí)行工作程序，以及理解上下級的隸屬關(guān)系，具備本職位工作需要的專業(yè)知識；具備商業(yè)管理與財政等方面的基礎(chǔ)知識與技能等。
4. 本職位要求任職者具備哪些經(jīng)驗？哪些經(jīng)驗是必須的。如：需要4--6月的相關(guān)工作實習(xí)期或在職培訓(xùn)期；需要3—5年的相關(guān)工作實習(xí)期或在職培訓(xùn)期等。
5. 任職者負(fù)擔(dān)的管理職責(zé)有哪些？每項工作所花費時間的百分比是多少？如工作指導(dǎo)、布置工作、檢查工作、制定計劃、目標(biāo)管理、協(xié)調(diào)活動、解決雇員問題、評價下屬等。
6.本職位的工作者有哪些關(guān)系？在描述這些關(guān)系時，要考慮這些聯(lián)系是怎樣建立的？在部門內(nèi)部還是部門外部？聯(lián)系次數(shù)是否頻繁？聯(lián)系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務(wù)形式？哪些聯(lián)系對部門有用？這里的聯(lián)系對象包括本部門的所有人員。
7.本職位需要接受哪些監(jiān)督和管理？接受的程度如何？如任職者的工作簡單重復(fù)進行，工作處于明確，具體的指導(dǎo)下；任職者可以自主地確定工作目標(biāo)，績效標(biāo)準(zhǔn)只需與他人協(xié)商即可，不需征得上級同意。
8. 任職者獨立決策的權(quán)限與范圍有多大？他作出的決定是否要由他人審核？如果要，那么由誰審核？
9. 最容易犯的錯誤有哪些？舉例說明，并指出它們是操作上的還是觀念上的或兩者皆有。這些錯誤多長時間才能被發(fā)現(xiàn)，誰能發(fā)現(xiàn)，常在哪些環(huán)節(jié)上被發(fā)現(xiàn)？糾正這些錯誤存在哪些障礙？在糾正錯誤過程中可能存在什么枝節(jié)問題？
10. 任職者是否要對一些數(shù)據(jù)保密？保密的程度如何？保密與否對公司的利益有無影響？
11.描述工作順利進行時必需的生理條件，物理條件，如任職者工作期間站，走，負(fù)荷的時間各是多少等？
12.為了使工作順利進行，對任職者在心理方面，有哪些要求？
13. 列出工作中所使用的機器或設(shè)備
14. 本職位還有哪些方面需要補充說明，請列出。
步驟3：小組成員操作程序的培訓(xùn)
主要由專家對工作分析的意義、使用工具的特點進行講解；對項目用語的標(biāo)準(zhǔn)含義、施測指導(dǎo)語、施測過程的引導(dǎo)和控制進行統(tǒng)一規(guī)定；回答成員的質(zhì)疑，并對有歧義的地方進行討論和確定。
步驟4：調(diào)查實施過程
1、 問卷調(diào)查方法
（1） 為保證調(diào)查的客觀真實性，一定要讓受調(diào)查者明確調(diào)查目的（并非用于對個人業(yè)績評估），讓他們放心地反映真實情況；避免對受調(diào)查者施加壓力，或有可能產(chǎn)生的歧義誘導(dǎo)。
（2） 在填寫問卷前與受調(diào)查者建立良好合作關(guān)系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細(xì)致地回答和解釋受測者所提出的問題。
（3） 由于問卷較長，受調(diào)查者在填寫過程中會出現(xiàn)煩躁情緒，容易影響認(rèn)真作答。主持人應(yīng)及時提示和耐心安慰他們，以保證質(zhì)量。
（4） 答過的問卷盡可能讓其直接主管認(rèn)真審核，及時糾正偏差。
2、 訪談法
訪談分為三類：
（1）對每個雇員進行個人訪談；
（2）對做同種工作的雇員群體進行訪談；
（3）對完全了解被分析工作的主管人員進行訪談。
訪談時應(yīng)遵守的基本準(zhǔn)則如下：
（1） 與主管人員密切合作；
（2） 與被訪談?wù)呓⑷谇⒌年P(guān)系；
（3） 在訪談時應(yīng)當(dāng)依據(jù)一張具有指導(dǎo)性的問卷或提綱來提問，同時也要給回答者留有一定的發(fā)揮余地；
（4） 在面談之后對資料進行檢查和核對。
步驟5：職務(wù)說明書的編寫
1、 小組對問卷和訪談結(jié)果進行總體統(tǒng)計、審核、評估，尤其是針對同一職位但回答差異很大的項目進行商議，以取得統(tǒng)一意見。
2、 由專家與人力資源部門人員一起，或由工作小組全體成員討論制定職務(wù)說明書的編寫規(guī)范和框架。如按行政和業(yè)務(wù)分類展開工作職責(zé)和內(nèi)容；統(tǒng)一規(guī)定同一級別管理者的行政和人事管理職責(zé)；統(tǒng)一常用言語和措辭等。
3、 職務(wù)說明書的編寫最好在一個固定的辦公地點由小組成員統(tǒng)一進行，以便于及時溝通。
4、 每個成員側(cè)重編寫本部門或個人最為熟悉的職務(wù)說明書；或者所有負(fù)責(zé)職務(wù)說明書編寫的小組成員同時進行一個部門，在這一過程中可臨時借調(diào)該部門熟悉情況、并能較客觀分析評價本部門職位的人員參加。一個部門完成后再進行下一個部門。
5、 定期、定時進行全組成員溝通，以便及時糾正偏差，并形成統(tǒng)一風(fēng)格。
6、 每個成員在編寫過程中要及時與相應(yīng)部門主管及相應(yīng)職位工作執(zhí)行人進行溝通，使職務(wù)說明書盡可能與職位的實際情況相符合（見上表）。
7、 為提高效率，以上步驟在實施過程中可并行展開或滾動進行。即調(diào)查完一個部門之后，職務(wù)說明書的編寫便可開始；同時再對另一個部門展開調(diào)查，如此循環(huán)進行。
步驟5：總結(jié)與修改
工作小組對完成的職務(wù)說明書進行總審，匯總后向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。如有必要做個別修正和調(diào)整。最后對說明書進行編輯存檔，以備后用。另外,隨著工作性質(zhì)、任務(wù)等方面的變化，工作說明書應(yīng)及時進行修改，以保證其較強的應(yīng)用性。